Oost Consulting | Industriële dienstverlening

‘Het inrichten van een integrale informatievoorziening zorgt voor het creëren van een centraal, digitaal projectdossier, een eenduidige werkwijze en gelijkmatige ontwikkeling’

Het ging in deze case om een internationale organisatie die zich bezighoudt met het cleanen van sites voor de opslag en raffinage van olie. Deze organisatie betrof een onderdeel van een Nederlandse organisatie die haar activiteiten heeft binnen de Nederlandse grond- weg- en waterbouwsector met een personeelsbestand van circa 2000 medewerkers.

Hierbij had de organisatie zichzelf als doel had gesteld om de informatie en documenten centraal op te slaan en beschikbaar te stelen in een ERP- pakket en documentmanagementsysteem. Tevens wilde de organisatie komen tot een eenduidige werkwijze en een gelijkmatige organisatieontwikkeling.

Echter was tot op heden de administratie van projectinformatie erg verspreid, niet digitaal, niet eenduidig en niet makkelijk toegankelijk opvraagbaar binnen de organisatie. Hetgeen een eenduidige werkwijze en een gelijkmatige ontwikkeling van de organisatie niet bevorderde. Daarnaast was de aanwezige inrichting van het ERP-systeem door haar specifieke en buitenlandse activiteiten niet direct toepasbaar.

De uiteindelijk gekozen inrichting werd alleen op het niveau van de dagelijkse bedrijfsvoering apart van de bestaande ‘Nederlandse’ configuratie ingericht. En op management- en directieniveau werd de informatie-voorziening samengevoegd. Hierdoor kon aan de wensen tot centrale opslag en beschikbaarheid van informatie en eisen tot een specifieke decentrale inrichting worden voldaan.

Daarnaast werden de voordelen van een dergelijke specifieke inrichting, door het verminderen van het aantal administratieve handelingen en controleslagen, gedurende de dagelijkse bedrijfsvoering, duidelijk. Hetgeen het draagvlak voor een dergelijk informatiesysteem zichtbaar deed verhogen en meer inzicht heeft gegeven in de afwijkingen tussen organisatieonderdelen qua ontwikkeling.